SharePoint 365 och large lists
Många gånger har man diskuterat kunders lösningar i SharePoint när datamängderna blivit större än förväntat och framförallt i SharePoint 365. Ett stort problem med SharePoint är begränsningen av hur många objekt SP kan hantera i en och samma vy eller fråga. Därför vill jag i denna artikel belysa vikten av att planera för ”large lists” om det finns en risk att man kommer överskrida gränsen i framtiden.
Under de år jag arbetat med SharePoint så har stora listor ofta varit ett bekymmer. Många kastar sig in i SharePoint utan att ha en plan och strategi för hur SharePoint ska användas och hur objekten ska struktureras baserat på verksamhetens behov och framtida datamängder. Ytterligare en aspekt är att definiera livscykler för dokumenttyper och på så sätt rensa ut och arkivera eller till och med radera gamla objekt som inte längre är av värde för verksamheten.
SharePoint är ett flexibelt system men bygger på en hel del regler, allt för att optimera prestandan. En viktig regel att förhålla sig till är hur många objekt som kan hanteras i en vy eller fråga. Som standard är gränsen (List view threshold) satt till max 5000 objekt. I en egen SharePoint-server kan man skruva upp detta värde för att på ett enkelt men något fult sätt komma runt problemet men i Office 365 är det låst.
Hur ska man göra då? Svaren är många och ofta otydliga. Men här är en bra artikel som jag kan rekommendera för att vara lite mer förberedd. Det första som bör göras är att indexera och filtrera vyer på kolumner. Det kräver dock analys och planering så man har data som är lämpligt att filtrera på utifrån verksamhetens behov.
Manage large lists and libraries in Office 365
Genom att kombinera en lista med olika filtrerade vyer och en katalogstruktur så kan man ändå lagra stora mängder objekt i en och samma lista. Som exempel kan man skapa vyer för olika dokumentkategorier så som offerter och orders. Med denna struktur kan man lagra 5.000 dokument för varje kategori i samma lista. Delar man sedan upp listan i kataloger för varje år och månad så kan man lagra 5.000 dokument för var kategori, år och månad. Det ger en möjlighet att lagra exempelvis 60.000 offerter för ett år.
Kontakta oss!
Behöver ni hjälp att ta fram en strategi för er SharePoint så är ni mycket välkomna att kontakta oss på Langate. Vi är experter inom Office 365, SharePoint och Dynamics CRM.
