Vilken påverkan får mikrosysslorna på ditt arbete?

”Att lösa problemet kostar mycket och är tidskrävande. Dessutom kommer vi kanske anamma en eller flera tekniker som inte finns kvar om några år.”

Känner du igen dig i ovanstående resonemang? Då är du långt ifrån ensam. Är rädslan befogad? Jag hoppas kunna ge dig svar på frågan i denna artikel.

Integrera dina system - sätt stopp för den ekonomiska läckan 

Ett vanligt scenario för företag i varierande storlek är att man använder flera olika system, som fyller olika syften. Det kan röra sig om att ett system används för bokföring, ett annat för fakturering, ett tredje för personalhantering och ett fjärde för sälj. Dessutom är det troligt att endast hälften av dessa är anpassade för mobil och surfplattor. Varför är det så? Jo, ofta har detta en enkel förklaring. Ett mindre företag behöver ofta fokusera på annat och lägger därför inte tid på att utreda bästa möjligheten för verksamheten utan köper något färdigt ”out of the box” som ett bokföringsprogram online och därefter ett smidigt faktureringsprogram.

Jag vill inte bli långdragen och teknisk i detta men jag vill understryka att här kan en minnesregel användas, nämligen att nästan alla system går att integrera med varandra. Integrera betyder i detta fall att faktureringssystemet kan ”prata” med bokföringssystemet. Detta låter kanske väldigt komplicerat och dyrt men det måste det inte vara. Såklart varierar det från fall till fall, ibland kan det finnas argument för att helt lämna exempelvis bokförings- och faktureringssystemet och gå över till ett system som innehåller båda delar. Vi är själva ett levande exempel på att detta är gynnsamt. Tidigare hade Langate ett tidregistrerings- och faktureringssystem som kostade i runda slängar 150 000 kronor per år. Dessutom använder vi Dynamics 365 CRM som också kostar pengar, men som istället har en årlig kostnad per användare. Vi anpassade vårt CRM-system så det kunde göra samma sak, och voila, nu kan vi lägga 150 000 kronor på något annat - varje år!

Sammanfattningsvis, det gäller alltså att inte räkna på ett eller två år utan på längre tid för att se vad man sparar.

Identifiera era mikrosysslor 

Ytterligare ett sätt att beräkna tidsvinst är att fråga personalen vad de anser tar mycket av deras tid. Blanda inte in chefer och arbetsledare ännu, börja med de som faktiskt utför de arbetsmoment som ni är ute efter, som lever i den verkligheten. Be dem tänka på sådant som kanske bara tar fem minuter per timme att göra, till exempel att scanna dokument, fylla i ett formulär eller att gå med papper någonstans på kontoret. Det får ta tid att hitta alla sådana sysslor, för det kan vara mycket väl värt det.

Här är en formel:
 [10 min per dag] * [235 arbetsdagar per år] = 2350 minuter = 39 timmar per år och anställd

Om ni hittar en uppgift som förenklar eller tar bort ett arbetsmoment som tar tio minuter om dagen så sparar ni cirka 39 timmar per år – för en anställd. Tänk om det är tio anställda som berörs? 100? Lek med siffrorna lite. Tänk fler arbetsuppgifter, fler anställda, mer tid som sparas. Det blir snabbt höga summor. Det är vanligt att man inte har ett system för detta, framför allt i mindre företag. Jag har full förståelse för detta, ofta har man inte tid att utreda detta problem även om man argumenterar för att pengar är problemet.

Våga och vinn - dra nytta av vår kompetens 

Jag har jobbat ett bra tag i branschen och har sett tekniker komma och gå. När jag ombeds fundera på bästa tänkbara lösning spelar erfarenheten den absolut avgörande rollen för att värdera om dagens teknik kommer hålla i sig eller om det är en fluga. Man måste komma ihåg att IT-branschen är en högst föränderlig bransch. Den är inte lik måleri, golvläggning, trädgårdsskötsel, SMHI eller andra områden, där material och naturlagar har en avgörande roll utan det är innovation och trender som måste testas och utvärderas. Nu målar jag upp en bild där det dimper ner nya saker varje dag och det är dessvärre inte långt från sanningen.

Nu förväntade du dig kanske att jag skulle ha det ultimata svaret, men så är det inte. Helt enkelt för att det inte finns ett sådant, lika lite som det finns en IT-människa som kan allt.
Det jag däremot vill understryka är vikten av att ge digitaliseringsuppdraget till den mest kompetente och erfarne IT-människan. Inte det mest trendiga IT-företaget. Inte till ekonomichefen (om inte denne anses mest kompetent inom IT). Nej, fråga runt, ta in offerter, lägg lite pengar på en förstudie, en analys. Kort och gott – använd personer som har erfarenhet. En självklarhet är att företaget eller personen som får uppdraget måste kunna förvalta det även efteråt.

Allt detta är digitalisering – och ni kommer spara pengar i det långa loppet!