Att byta system är inte som att byta bil

”Vi vill överföra all data och ha samma funktioner i det nya systemet, användarna måste känna igen sig och kunna fortsätta arbeta på samma sätt som innan.” – En kortversion av det vanligaste önskemålet vid byte av system. Så, varför byta?

Orsaken till byte av system

Varför väljer man att byta system om man som i ingressens resonemang inte vill förändra något? Svaret är ganska enkelt. Den vanligaste orsaken till ett byte av system är av teknisk natur. Antingen finns det inte längre support för den driftplattform man har eller är mjukvaran så föråldrad att produkten inte längre finns på marknaden, leverantören kanske inte ens finns kvar! Att man inte vill förändra processer, arbetssätt och metoder beror ofta på att man utvecklat verksamheten att passa systemet eller att man har gjort anpassningar i systemet under lång tid, för att passa organisationens behov.

En annan tänkbar orsak till systembyte är att man växt och det gamla systemet inte har den kapacitet man behöver, eller att man vill konsolidera flera olika system till ett. Oavsett orsak har man utvecklat rutiner och arbetsmetoder som gör att man gärna vill kunna göra en sömlös övergång till det nya systemet och att användarna ska uppleva så lite förändring som möjligt.

Att byta system är väl inte svårare än att byta bil?

Det finns en uppsjö av system, allt från ekonomi-, CRM- och kompletta affärssystem till produktionsstöd, lagersystem och beslutsstödsystem. För att inte göra det för komplext eller väcka massor av frågor så utgår resonemanget i artikeln från en generell syn på ett IT-system och alla slutsatser kan kanske inte appliceras på alla systemtyper.

Komplexiteten i ett systemskifte är väldigt varierande beroende på systemets komplexitet, anpassningar och inarbetade processer. Att byta system är dock sällan lika enkelt som att byta bil, däremot är det en vision från oss som leverantör att användarna ska uppleva det ungefär som att byta till en nyare och mer bekväm bil. Detta ställer dock stora krav på teamet som gör jobbet bakom kulisserna. Här är det viktigt att både kund och leverantör arbetar gemensamt. Teamet ska bestå av människor som brinner för uppgiften och är lyhörda för både ledningens och användarnas önskemål.

Att byta bil, ursäkta, system

Om vi för en stund återgår till metaforen och jämför ett systemskifte med att köpa en ny bil och samtidigt utgår från resonemanget i ingressen så skulle ett bilbyte te sig ganska märkligt:

”Givetvis vill vi ha kvar alla gamla minnen från de resor vi gjort med den gamla bilen, därför vill vi behålla alla minnen och överföra dem till den nya bilen. Vi vill också att man ska känna igen sig bakom ratten, så helst ska instrumentbrädan och hela förarplatsen se likadan ut.

Ett problem vi hade med den gamla bilen var bagageutrymmet, så det vill vi INTE behålla! Vi skriver kombi på kravlistan för den nya. Vi gillade även färgen på lack och inredning så givetvis vill vi att den nya bilen ser likadan ut så vi direkt känner oss hemma.” 

Vi skulle kunna fortsätta men nu är det dags att knyta ihop liknelserna med ett systembyte. Hade bilen varit ett affärssystem så innebär det att vi vill behålla all historisk data för statistik. Vi vill att användaren känner igen sig och direkt kan börja jobba, utan att behöva lära sig ett nytt användargränssnitt. Det gamla systemet klarar inte längre av att lagra all data så därför inser vi att vi måste ha mer lagringskapacitet och kanske också en snabbare databas i botten. Vidare vill vi att allt ser ut som tidigare.

Allt från färg och form, till typsnitt och disposition är något man vänjer sig vid. Ögonen söker efter mönster och man läser inte allt, man vill känna igen menyknappar och ikoner utifrån plats, färg och form. Det vi önskar i detta läge är egentligen bara att byta ut drivlinan, det under huven, bara för att vi ska kunna fortsätta arbeta på ett sätt som vi är vana vid.

Allt förändras, ta chansen!

Det är en stor investering att bara göra det nödvändigaste, kanske bara byta hårdvara eller byta till ett nyare system. Detta till trots, för att kunna få fortsatt support så är det ett gyllene tillfälle att låta sig drömma, damma av sina visioner och sätta upp nya mål!

Ska man byta system så ska man även se över sina processer och arbetsmetoder. Ett nytt system har ett användargränssnitt som har designats utifrån både nya rön om ergonomi och arbetsmiljö men också utifrån nya förutsättningar rent tekniskt. Att inte ta chansen och förnya användarnas arbetsplats är som att bygga ett nytt kontor men behålla tapeter och möbler från 70- eller 80-talet.

Alla organisationer har en livscykel. För att inte stagnera krävs det att man fortsätter utvecklas och anpassar sig efter nya förutsättningar på marknaden men också tekniskt. Idag är vi inne i ett generationsskifte där allt fler digitaliserar, men kanske mest spännande är den tekniska utvecklingen som kommer med automation, maskininlärning och artificiell intelligens. Om man inte kontinuerligt håller sina system och driftmiljöer på en bra nivå så kan klivet upp bli för högt och man tappar fotfästet på marknaden. 

Genom att ta chansen att se över processer och arbetsmetoder vid ett teknikskifte, som ett systembyte, kan man hitta nya sätt att arbeta effektivare. Man måste våga släppa gamla rutiner och noggrant överväga vad som är värt att behålla och vad som faktiskt inte längre är relevant. Därför brukar vi som konsulter ofta vara lite besvärliga och ställa frågan ”Varför gör ni så?”. När svaret blir ”Vi har alltid gjort så.” är det en indikation på att det finns ett behov av förändring.

Vill du veta mer?

Langate är experter på drift och underhåll av lokala system samt molntjänster som Office 365, Azure, med flera. Vi kan erbjuda rådgivning, automation och effektiva supportlösningar. Vi jobbar också med verksamhetsutveckling och systemanpassningar inom SharePoint, Dynamics CRM, Dynamics 365 samt utveckling i Microsoft .NET.

Ni är alltid välkomna att kontakta oss, så ska vi berätta mer. Läs mer om våra tjänster på vår webbsida: http://langate.se/utveckling