Projekt och Office 365-grupper i Dynamics CRM
Är det för stort med ett separat verktyg för projekthantering? Känns en projektsite i SharePoint lite för avancerad för era behov? Har ni samtidigt ett behov av att göra det enklare för medarbetarna att dela information inom en projektgrupp då kan alternativen vara få.
Arbetar man redan idag i Microsoft Dynamics CRM online så är steget naturligt att titta på övriga tjänster inom Office 365. Beroende på licensmodell så får man då tillgång till olika verktyg. Ett av de senaste är Office 365-grupper, även känt som Microsoft Planner.
Genom att skapa en enkel projektentitet i Microsoft Dynamics CRM och aktivera Office 365-grupper för projektentiteten får man en enkel lösning för projektarbete och samarbete. Det ger stöd för en projektrelaterad OneNote anteckningsbok, dokumenthantering via SharePoint, kalender, planeringsverktyg och en gemensam e-postinkorg för gruppen.
Office 365 grupper innehåller följande:
- Inkorg för kommunikation via grupp-e-post
- Kalender för schemaläggning av gruppmöten och händelser
- Bibliotek för lagring och arbete med gruppfiler och mappar
- OneNote-anteckningsbok för projekt- och mötesanteckningar
- Planeringsverktyg för att organisera och tilldela uppgifter och få uppdateringar om projektstatus
Det är viktigt att företagets och projektets krav avseende behörigheter och säkerhet hålls i åtanke. Office 365-grupper ger begränsade möjligheter att styra behörigheter mer än att välja vilka som ska ha access till gruppen, både CRM-användare och externa Office 365-användare. Man bör också tänka på att delar som rör projektet men som fortsatt lagras i CRM, bara är tillgängligt för projektmedlemmar som också är CRM-användare med tillräckliga rättigheter.
Har man ovanstående i åtanke så är detta ett snabbt och enkelt sätt att få igång ett mer organiserat arbete utifrån Microsoft Dynamics CRM och Office 365-grupper. En fördel är att alla projektmedlemmar inte behöver vara användare i CRM utan det går lika bra att bjuda in andra användare av Office 365 inom företaget.
Likväl som man kan knyta grupper till en egen projektentitet i CRM så kan man givetvis också aktivera grupper för existerande entiteter för att till exempel få samma möjligheter att driva säljprojekt eller sätta upp en grupp kopplad till en viss kunds konto i CRM.
Läs mer om Office 365-grupper:
