Fullt upp? - Lösningen är bättre kommunikation

En vacker dag står man där med jobb som hopar sig. Olika delar av verksamheten är beroende av varandra men man hinner inte kommunicera. Även om verktygen finns så måste rutiner följas när det börjar bli fullt i orderboken för att bibehålla en effektiv kommunikation - och för det kräves disciplin!

När kommunikationen brister

När det är mycket att göra minskar ofta kommunikationen i en organisation när behovet egentligen ökar. I en liten organisation kanske man förlitar sig till muntlig kommunikation och när behovet ökar saknas rätt verktyg för att hantera det växande behovet. Vi människor har ju en begränsad förmåga till vad vi kan hålla ordning på.

Många företag har verktygen men använder dem inte eller saknar struktur och rutiner. De flesta företag har idag e-post och det är ett bra alternativ men i dagens samhälle är det inte snabbt nog utan en modern organisation behöver mer strukturerade metoder och bättre verktyg för att kommunikationen ska fungera även i pressade situationer.

Microsoft har flera plattformar som gör det enklare och effektivare att kommunicera och dela viktig information när allt går på högvarv.

Verktygen många har men inte vet om

Har man redan idag Microsofts Office 365 så ingår ett antal verktyg. Beroende på vilken licens man har så ingår förutom e-post och Officepaketet bland annat Office 365 grupper, Yammer, SharePoint, OneNote och Skype.

Office 365 grupper kan användas för att samarbeta inom olika avdelningar eller projekt. Här kan man planera uppgifter i en gemensam kalender, dela filer, hålla diskussioner och lägga upp och tilldela uppgifter inom gruppen. Varje grupp har också sin egen OneNote anteckningsbok.

Yammer är som ett eget internt Facebook eller Google Hangouts för företagets anställda. Här kan man skapa olika grupper eller flöden där man precis som på sociala medier skapar inlägg. Detta är ett bra verktyg för att sprida allmän information inom organisationen eller inom olika områden och avdelningar.

Man kan också enkelt sätta upp siter i SharePoint för att använda som projektarbetsplatser, dokumentarkiv, med mera. Ett annat otroligt kraftfullt verktyg är OneNote vilket kan användas för att anteckna och dela information på ett intuitivt och flexibelt sätt inom ett projekt eller en arbetsgrupp. Det går även utmärkt att använda OneNote för sitt eget arbete och man kan ha flera olika anteckningsböcker för olika arbetsuppgifter.

Skype för företag är ytterligare ett kraftfullt verktyg från Microsoft som ingår i vissa licenser av Office 365. Genom Skype kan man enkelt kommunicera med chatt, röst och videosamtal. Man kan hålla möten, konferenser och presentationer för både interna och externa deltagare. Skype kan kopplas till olika telefonitjänster och även fungera som växel. Många som implementerat Skype har helt gått ifrån fasta telefoner på företaget genom att ansluta telefonitjänster.

Mer om Office 365 Enterprise: https://products.office.com/sv-se/business/office-365-enterprise-e5-business-software

Att lyckas = skapa intresse

För att verktygen ska användas krävs att man kan få användarna att bli intresserade och förstå nyttan samtidigt som det blir ett hjälpmedel. De ska känna att de verktyg man väljer att arbeta med gör arbetet enklare och roligare. Detta betyder att man ska vara restriktiv med vilka verktyg man väljer att implementera i sin organisation och olika verktyg passar för olika ändamål.

Vi på Langate vill framförallt lyfta fram Skype som ett otroligt kraftfullt och effektivt verktyg för att skapa snabba kommunikationsvägar. Vi förespråkar också Yammer för att på ett familjärt och effektivt sätt sprida information inom organisationen. Genom att skapa intressegrupper i Yammer för annat än rent arbete så skapar man också ett intresse för att använda företagets interna sociala medier samtidigt som man skapar en starkare teamkänsla.

Utöver Skype och Yammer som kommunikationsverktyg så rekommenderar vi även Office 365 grupper för att organisera informationsutbytet inom olika projekt.

”Socializing” i Dynamics 365

Utöver de verktyg som nämnts ovan så finns det också sätt att kommunicera inom Microsoft Dynamics 365 och då framförallt för säljorganisationen. Först kom begreppet Gamifying och nu är det dags att på riktigt utnyttja sociala funktioner i Dynamics CRM.

De har funnits där ett tag men har kanske inte slagit igenom riktigt. Sedan ett par år tillbaka har merparten av standardformulären i Dynamics CRM en ”social vägg” där relaterade aktiviteter, anteckningar och inlägg visas.

Ett CRM är främst ett verktyg inom säljorganisationen och om man har kortare säljcykler så kanske det är överkurs att skapa Office 365-grupper för varje pågående affär. Likaså kan det vara överkurs att skapa SharePoint siter eller liknande. Har man däremot längre säljcykler och mer avancerade säljprojekt så kan man konfigurera CRM att automatiskt skapa både Office 365-grupper och projektarbetsytor i SharePoint. Man kan också koppla ihop CRM med Yammer för att få en mer integrerad social upplevelse inifrån CRM.

Vill ni veta mer?

Vi på Langate är experter inom Microsoft Office 365 och Microsoft Dynamics 365. Vi kan hjälpa er att komma igång med de verktyg ni redan har eller hjälpa er att komma igång med nya tjänster inom Office 365. Vi jobbar även med drift, underhåll och support och kan sätta upp kompletta telefonilösningar integrerade med Skype. Vi har också en utvecklingsavdelning som jobbar med verksamhetsutveckling och systemanpassningar inom SharePoint, Dynamics CRM och utveckling i Microsoft .NET. Ni är alltid välkomna att kontakta oss så ska vi berätta mer.

För kontaktuppgifter besök vår hemsida: http://langate.se/#kontakt