Kravspecifikationens vikt i guld

“Being busy does not always mean real work. The object of all work is production or accomplishment and to either of these ends there must be forethought, system, planning, intelligence, and honest purpose, as well as perspiration. Seeming to do is not doing.” – Thomas Edison

Det osynliga arbetet

Hur Thomas Edison resonerade kring vad som är grunden till en prestation eller produktion är nyckeln till att förstå varför ett bra förarbete är så viktigt. Detta kan man ta till sig när man planerar ett nytt system eller förändringar i befintliga. Man kan lägga många timmar på möten och diskussioner om vad verksamheten behöver eller vill ha. Så länge ingen sammanställer önskemålen så är det ogjort arbete.

Ett IT-projekt vare sig det handlar om systemutveckling, implementering av ett system, anpassning eller installation av hårdvara så krävs det analys, planering och genomförande. Detta är delar som kan göras på olika sätt men utgör alla delar av en projektmetodik. Genomförandet är en prestation eller en produkt av ett projekt, förarbetet är det osynliga arbetet. Av det är kravspecifikationen en produkt.

Inget är skrivet i sten

En vanlig orsak till att man inte upprättar en kravspecifikation i ett projekt är att man analyserar och designar under projektets gång för att man arbetar efter en vision. För att projektet ska leda till effektivisering så måste genomförandet föregås av en analys, för att belysa vad som kan effektiviseras och förbättras. Det är detta arbete som resulterar i en kravspecifikation som är en karta över hur man ska nå sin vision. Kravspecifikationen är inget recept och inget är skrivet i sten. Det är snarare regel än undantag att delar av förarbetet behöver göras om men desto bättre analys, desto bättre kravspecifikation.

Mervärde eller kostnad?

En bra kravspecifikation ger ett mervärde som är högre än dess kostnad. Då specen är en produkt av analyser, diskussioner och en sammanställning av verksamhetens behov och önskemål så innefattar kostnaden även förarbetet. Därför är det viktigt att detta görs effektivt och att lägga lite extra vikt på en detaljerad kravspecifikation är i sammanhanget är en liten kostnad som ger ett bra styrdokument för genomförandet. Genom att ta tillvara på det arbete som föranlett specen så bör man få effektiviseringseffekter även i projektgenomförandet.

Kravspecifikationen ligger till grund för design och test av exempelvis ett nytt system. Det är också ett viktigt underlag för en leverantör och dess kalkylering av projektet men likaså för att bedöma olika leverantörers lösningsförslag och leveransförmåga utifrån vad som efterfrågas. Genom tydliga krav så förbättras förutsättningarna för att samarbetet ska fungera mellan beställare och leverantör.

Recept till framgång

Är en bra och omfattande kravspecifikation ett recept till framgång? Nej, det är inte alltid det. Precis som med andra produkter så är det viktigt att det är rätt produkt för rätt användningsområde och att den som ska använda produkten vet hur.

Det är inte alltid man har kompetens inom organisationen för att göra det förarbete som krävs för att skriva en kravspecifikation och det är inte alla verksamheter som är projektorienterade och har kompetenser som projektledare att tillgå. Därför kan det vara en god idé att överväga om en sådan resurs ska rekryteras eller hyras in vilket blir allt vanligare idag.

Genom eftertänksamhet, analys, planering och ett syfte så skapas förutsättningarna till att projektet leder till den framgång som verksamheten förväntar sig. Om resultatet mäts i guld, ROI eller via KPI:er är upp till hur ledningen väljer att följa upp ett projekt. Utan en kravspecifikation är det dock svårt att veta vilka nyckeltal som resultatet av ett specifikt förändringsarbete ska mätas på.

Vill du veta mer?

Kontakta gärna Mathias Andersson hos oss som är kundansvarig om ni vill veta mer om vad vi erbjuder och hur Langate kan hjälpa er inom IT-projekt. Kontaktinformation hittar du på vår hemsida: www.langate.se